Ce guide ne s'applique pas à la spécialisation "Médecine empirique /alternative / complémentaire (Tarif 590)", car seules des factures TG sont établies dans cette spécialisation.
Il est recommandé de ne jamais effacer les factures afin d'assurer la traçabilité de toutes les transactions. Par conséquent, la suppression de factures déjà envoyées est limitée.
Si vous souhaitez améliorer la lisibilité de l'onglet "Factures", nous vous recommandons d'essayer les différents filtres disponibles à cet effet.
Les options de filtrage sont expliquées ici : Filtrer les factures
A noter :
Il convient de distinguer les factures TP, envoyées sous forme numérique (le destinataire est par exemple une caisse maladie, AI, Suva) ainsi que les factures créées dans un format PDF (factures TG).
Les processus et les statuts sont différents.
Vérifier le statut de la facture TP
Veuillez d’abord vérifier le statut de la facture concernée dans l’onglet "Factures" :
Si le statut de la facture est ENVOYÉ, vous ne devez en aucun cas effectuer de correction. Il s’agit d’une facture TP. Vous ne devez pas non plus créer une deuxième version corrigée de la même facture TP et l’envoyer, car cela entraînerait une double facturation.
Si le statut de la facture TP est NON ENVOYÉ, veuillez cliquer ici pour accéder aux instructions correctes : Traiter les rejets.
Si le statut de la facture erronée est NON ENVOYÉ et que la facture n’a pas encore été envoyée ou corrigée, vous pouvez ouvrir le mode d’édition via l’icône "Crayon" et la corriger. Veuillez ne pas supprimer la facture. Sinon, des lacunes apparaîtront dans la numérotation des factures. La suppression n’est jamais nécessaire, car vous pouvez modifier chaque élément de la facture sans problème. Vous trouverez plus d’informations sur ce cas plus bas dans cette instruction.
Si le statut de la facture est PRÊTE À IMPRIMER et qu’il s’agit d’une facture TG (facture patient), vous pouvez la corriger, mais avec prudence. Vous trouverez les détail dans cette instruction: Supprimer ou corriger une facture patient
Onglet "Factures"
L'onglet "Factures" contient toutes les factures déjà créées. Elles sont répertoriées dans une liste. A droite de chaque facture se trouvent plusieurs icônes. Cliquez sur l'icône "Poubelle" pour supprimer la facture.
Le symbole "Poubelle" est masqué
C'est le cas lorsque la facture TP n'a plus le statut "non envoyé". Par exemple, elle a déjà été envoyée. Dans ce cas de figure, la facture ne peut pas être supprimée.
Ce n'est que lorsque le statut redevient "non envoyé" qu'il est possible de cliquer à nouveau sur l'icône "Poubelle".
Corriger ou supprimer des prestations individuels d'une facture
Dans l'onglet "Saisir décompte", les postes individuels (prestations) peuvent être ajoutés et également supprimés. Pour ce faire, cliquez simplement sur l'icône de la corbeille située tout à droite de la prestation correspondante.
Pour corriger des prestations individuelles ajoutées, cliquez sur le symbole "Crayon" à droite de la prestation ajoutée. La fenêtre d'édition "Modifier le service" s'ouvre, dans laquelle chaque champ de la prestation peut être modifié. Par exemple, les champs Thérapeute, Date, Tarif, Chiffre tarifaire, Description, Prix, Minutes, Facteur externe (doit rester à 1), Séance et Remarque (sur la prestation).
Suppression des factures TP envoyées
Comme l'échange de données via l'intermédiaire doit pouvoir être retracé à tout moment, ces factures ne peuvent pas être supprimées. Les patients concernés et toutes les pièces jointes (ordonnances) envoyées avec la facture ne peuvent pas non plus être supprimées.
Un message d'erreur peut s'afficher.
Question:
Ma facture TP envoyée n'a pas été payée. Je pense qu'elle n'est pas correcte. Je souhaite la supprimer et la saisir à nouveau.
Réponse:
Nous vous prions de ne pas procéder ainsi. Votre facture TP envoyée est déjà en cours de traitement par la compagnie d'assurance.
Si vous modifiez le statut d'une facture TP déjà envoyée dans l'onglet "Factures", cela n'aura aucune influence sur la facture TP qui se trouve chez la compagnie d'assurance. Celle-ci continuera d'être traitée et finalement payée ou rejetée par l'assurance.
Si vous corrigez la facture et la renvoyez avant qu'elle ne soit payée ou rejetée par l'assurance, vous envoyez alors la facture deux fois. Cela crée une confusion.
Veuillez lire l'article "Factures TP rejetées" dans notre centre d'aide avant de modifier manuellement le statut d'une facture TP envoyée.
Vous pourriez également appeler le destinataire de la facture (l'assurance) et demander le rejet de la facture TP. Dès que le message de rejet arrive sur votre compte, vous pouvez corriger la facture TP et la renvoyer.
Statut "ENVOYÉE"
Il est possible de modifier manuellement le statut d'une facture TP qui se trouve dans l'état ENVOYÉE et de le mettre dans l'état REJETÉ. Mais ne le faites que si vous avez déjà lu le chapitre Factures TP rejetées et si vous savez exactement ce que vous faites. Vous ne devez modifier manuellement le statut de la facture en "Rejeté" que si vous vous êtes mis d'accord avec le destinataire de la facture (l'assurance) et que vous êtes absolument certain que la facture TP ne sera pas payée. Veuillez noter qu'une facture TP envoyée fait partie de l'échange de données avec la compagnie d'assurance. Elle se trouve peut-être quelque part dans le système et est en cours de traitement. Si vous modifiez manuellement les désignations de statut dans votre compte Medical Invoice, cela n'a absolument aucune influence sur la facture TP originale, qui se trouve toujours en cours de traitement par la compagnie d'assurance.
Question :
Ma facture a le statut "non envoyé", mais je ne peux pas la supprimer.
Réponse :
Il peut s'agir d'une facture qui a déjà été envoyée numériquement et dont le statut a été modifié par la suite. Veuillez ouvrir la facture et vérifier l'historique (bouton "Processus" en haut à droite).
Les factures TP ayant le statut "envoyé" et "en attente" sont prises en compte dans l'aperçu du chiffre d'affaires (onglet "Chiffre d'affaires"). Cet onglet n'est toutefois qu'un aperçu graphique.
Il n'est pas nécessaire de supprimer les factures impayées ou mal créées. Veuillez utiliser les différents filtres qui sont à votre disposition dans Medical Invoice pour vous faciliter le travail.
Voici un lien pour des instructions : Exporter les données
Suppression de patients, documents et factures TP
Comme l’échange de données via l’intermédiaire MediData doit rester traçable à tout moment, les factures TP envoyées ne peuvent pas être supprimées. Les patients concernés ainsi que toutes les pièces jointes envoyées avec la facture (ordonnances) ne peuvent également plus être supprimés.
Lors de la suppression d’une telle facture, le message d’erreur suivant peut apparaître : "Ce document ne peut pas être supprimé. Il y a encore des factures qui font référence à ce document. Ces factures doivent d'abord être supprimées."
Les factures TP qui ont déjà fait partie d’un échange de données via MediData ne peuvent pas être supprimées, même si leur statut a été réinitialisé sur "Non envoyée".
Consulter l'historique des factures réalisées
Veuillez ouvrir l'onglet "Factures". Cliquez sur l'icône "Œil".
La facture s'ouvre. En haut à droite, cliquer sur "Processus".
Vous pouvez maintenant voir l'historiques des status de la facture.
Factures manquantes dans l'onglet "Factures"
Si des numéros de facture manquent dans l'onglet "Factures", cela peut s'expliquer avec la suppression de factures TG ou TP ayant le statut "NON ENVOYÉ" :
Si vous supprimez une facture ayant le statut "NON ENVOYÉ", le numéro d'origine reste réservé dans le système afin de garantir la traçabilité. Aucune facture ne peut utiliser le même numéro qu'une facture supprimée, c'est pourquoi le système attribue le numéro disponible suivant. La facture suivante créée reçoit un numéro de facture plus élevé, ce qui crée une lacune. C'est pourquoi un message d'avertissement s'affiche lors de la suppression. Il n'est pas nécessaire de supprimer les factures dans l'onglet "Factures". Il est préférable d'utiliser le symbole "crayon" pour corriger la facture ou de remplir à nouveau le formulaire de facture.
Vérifiez les filtres appliqués
Avant de conclure qu'il manque des factures, veuillez vérifier si vous avez appliqué des filtres dans l'onglet "Factures".
Il existe différentes vues de filtrage prédéfinies dans l'onglet "Factures". Sélectionnez la vue de filtrage "TOUS", qui affiche généralement toutes les factures des 12 derniers mois. Veuillez également vérifier le filtre qui limite l'affichage des factures à une période définie. Si l'onglet "Factures" contient de nombreuses factures, il est possible que vous deviez tourner les pages.