Le fatture possono essere create in Medical Invoice e inviate digitalmente all'Assicurazione invalidità (UCC). La fatturazione elettronica viene effettuata secondo gli standard specificati dal Forum per lo scambio di dati.
È necessario un numero di caso (numero di decisione). Questo deve essere indicato sulla fattura, mentre i numeri a sei cifre sono validi solo per i provvedimenti di accertamento a partire dal 1° gennaio 2022 (vedi capitolo Numeri di decisione AI).
Le fatture all'AI vengono inviate digitalmente tramite Medidata all'Ufficio centrale di compensazione (UCC) a Ginevra e non direttamente agli uffici AI specifici nei cantoni.
Impostazioni importanti nella scheda "Configurazione"
Il GLN di una persona (o di un'azienda o di un'istituzione) con la funzione di "fornitore di prestazioni" è stato inserito nella configurazione del vostro account MIC.
Nella configurazione, è necessario selezionare la specializzazione "Formazione professionale AI".
Inserire il valore 1 nella configurazione (nel campo: VPT impostazione base per LAI) .
Consultare anche il capitolo Configurazione
Creare la fattura nella scheda “Allestire fattura”
Il fornitore di prestazioni deve presentare una sola fattura per mese per ogni numero di decisione.
Per prima cosa bisogna inserire i dati generali nel modulo della fattura.
È possibile allegare alla fattura anche documenti scansionati.
Le prestazioni vengono quindi inserite nel modulo della fattura.
La fattura così completata deve essere salvata.
Dopo averla salvata, la fattura può essere consultata nella scheda “Fatture” e da lì inviata (si veda il capitolo Invio delle fatture).
Ogni fattura è composta dai dati di base e dalle singole prestazioni. Ogni prestazione viene registrata con una data e poi aggiunta alla fattura (freccie rosse):
Compilare il modulo della fattura
Passare alla scheda “Allestire fattura"
I dati del fornitore delle prestazioni presenti nella configurazione principale vengono inseriti automaticamente nel campo di input più in alto.
Selezionare o inserire una nuova persona nel campo “Paziente” (vedere l'articolo Pazienti).
La data della decisione, il numero AVS e il numero di decisione vengono inseriti automaticamente, se sono già stati registrati nei dati del paziente.Cliccare sulla legge “LAI”. Ora sono disponibili le tariffe e i numeri di tariffa corretti.
La fatturazione all'assicurazione (barra verde) viene impostata automaticamente se è stata selezionata la legge LAI. La fattura è ora indirizzata correttamente.
È possibile allegare dei documenti scansionati alla fattura. Se sono già presenti dei documenti, è sufficiente spuntare la casella (vedere l'articolo Caricare documenti).
Inserire le prestazioni
I singoli elementi che vengono aggiunti alla fattura si chiamano prestazioni. In ogni fattura è possibile inserire un numero qualsiasi di prestazioni. Ogni prestazione ha una data di inizio. È anche possibile inserire la data d'inizio e di fine per una prestazione.
Importante:
È necessario conoscere il codice tariffario che si desidera utilizzare per la fatturazione.
905.041.1
Le cifre tariffarie che iniziano con 905 riguardano : Convenzione di prestazioni
Le cifre tariffarie che iniziano con 906 riguardano : Tariffa stabilita nei singoli casi
Le cifre tariffarie che iniziano con 907 riguardano : Non sussiste alcuna convenzione
905.041.1
I tre numeri successivi indicano la prestazione.
905.041.1
L'ultimo numero indica l' intervallo di tempo (unità di indennità) in cui è stato fornito tale servizio. Le cifre tariffarie che iniziano con 907 non hanno questo numero.
Le unità di indennità possibili sono: importo forfettario per singolo caso 1, mese 2, settimana 3, giorno 4, ora 5.
Campo “Terapeuta"
Viene inserita automaticamente la persona che è stata inserita come fornitore delle prestazioni nella configurazione.
Campo “Tariffa"
La tariffa 904 è automaticamente disponibile.
Campo “Cifra tariffale"
Fare clic in questo campo e iniziare a digitare (numeri o lettere). Verrà visualizzata una selezione corrispondente. Ci sono numeri per i fornitori delle prestazioni con o senza contratto di servizio e per il prezzo nei singoli casi (per selezionare il numero di tariffa corretto, consultare la sezione Tariffa 904 qui di seguito).
Campo “Quantità"
Normalmente in questo campo viene inserito 1 (un'unità di compensazione). È necessario modificare il numero solo se si desidera fatturare più unità di compensazione in un mese. Il prezzo, che si può inserire di seguito, viene poi moltiplicato per questo numero.
Campo “Seduta"
Inserire 1 in questo campo (questo campo viene utilizzato solo per numerare le sessioni se più sessioni si svolgono nello stesso giorno).
Campo “Prezzo"
Importante: Il prezzo qui inserito si riferisce a un'intera unità di indennità.
Regolazione del prezzo nel campo “Fattore esterno"
In questo campo è possibile modificare il prezzo.
È necessario inserire il prezzo di un'intera unità di indennità nel campo “Prezzo”.
Se si desidera calcolare solo una parte di un'unità di indennità, il prezzo deve essere regolato tramite il “Fattore esterno”.
Un mese intero viene calcolato con 30 giorni.
Ciò significa, ad esempio, che per una prestazione che dura solo 15 giorni, è necessario inserire il “fattore esterno” 0,5 (se come unità di indennità è stata selezionata "mese”).
Calcolo del fattore esterno:
Quanti giorni è durata la prestazione?
Dividere il numero di giorni per 30 = fattore esterno
Attenzione:
Il fattore esterno deve essere inserito con almeno 4 cifre dopo la virgola.
Selezionare la data della prestazione
Si tratta della data in cui è stato fornito tale prestazione, non della data della fattura. La data della fattura viene impostata solo in un secondo momento.
Esistono diverse cifre tariffarie: con o senza convenzione di prestazioni, e per il prezzo per i singoli casi.
Esistono diverse unità di indennità (forfait, mese, settimana, giorno, ore).
Per un solo numero di decisione non si devono creare piu di una fattura al mese.
Se si desidera creare una fattura che copra più di un mese, è possibile farlo. In tal caso, è necessario inserire più prestazioni nella stessa fattura: una prestazione per ogni mese.
Prestazione con importo forfettario per singolo caso
La 7ª cifra die queste cifre tariffarie è 1.
È necessario inserire la data di inizio del provvedimento.
In caso di pagamento in acconto, è necessario indicare quale parte del provvedimento riguarda: inserire la data di inizio e di fine.
Prestazione con importo forfettario mensile
La 7ª cifra die queste cifre tariffarie è 2.
Di norma, il primo e l'ultimo giorno di un mese devono essere selezionati come date di inizio e fine del provvedimento.
Se il provvedimento copre più mesi, è necessario inserire una prestazione separata per ogni mese e aggiungerla alla fattura.
Se si desidera inserire una parte di un forfait mensile (ad esempio, 15 giorni), è necessario inserire una prestazione con una data di inizio e di fine per questa parte. In questo caso, il prezzo deve essere modificato solo tramite il “Fattore esterno”.
In questo esempio, sono stati aggiunti prima due mesi interi e poi una parte del terzo mese. Nel campo “Fattore esterno”, il prezzo è stato modificato di conseguenza con il fattore 0,4333. Nel campo “Fattore esterno” devono essere inserite almeno 4 cifre decimali.
Prestazione con importo forfettario settimanale
La 7ª cifra die queste cifre tariffarie è 3.
È necessario selezionare la data di inizio e di fine corretta per ogni settimana. Le date di inizio e fine devono essere nello stesso mese.
Se si desidera inserire più settimane consecutivi nello stesso mese, è possibile inserirli in un unica prestazione. Inserire il numero di forfait settimanali nel campo “Quantità”.
Inserire quindi il prezzo di una sola forfettaria settimanale. Il prezzo viene automaticamente moltiplicato per la "Quantità".
Se non si emette una fattura ogni mese, è possibile inserire più prestazioni nella stessa fattura. Una prestazione per ogni mese.
Se una settimana si trova solo parzialmente in un mese, è possibile inserire questo settimana solo nel mese successivo (nella fattura successiva o in una prestazione separata).
Prestazione con importo forfettario giornaliero
La 7ª cifra die queste cifre tariffarie è 4.
Nel campo “Quantità”, inserire il numero dei giorni che si desidera fatturare in questo mese.
Quindi inserire il prezzo per un solo giorno (un importo forfettario giornaliero). Il prezzo viene automaticamente moltiplicato per la “Quantità”.
È necessario inserire la data di inizio e die fine.
La data di inizio e di fine di questa prestazione deve trovarsi nello stesso mese.
Prestazione con importo forfettario orario
La 7ª cifra die queste cifre tariffarie è 5.
Nel campo “Quantità”, inserire il numero di ore che si desidera fatturare in un determinato giorno.
Campo “Quantità”: Per mezz'ora, ad esempio, si deve inserire il numero 0,5. Per un quarto d'ora, inserire 0,25
Inserire quindi il prezzo per una sola ora. Il prezzo verrà automaticamente moltiplicato per il la “Quantità”.
Per le tariffe forfettarie orarie, inserire come data il giorno in cui viene fornita la prestazione.
È possibile inserire più giorni (prestazioni) nella stessa fattura.
I minuti nel campo “Quantità” devono essere inseriti come frazione decimale con almeno quattro cifre decimali.
Formula:
Numero di minuti diviso per 60
Esempi:
Il provvedimento è durato 50 minuti.
50/60=0.8333
È necessario inserire 0.8333 nel campo “Quantità”.
Il provvedimento è durato 1 ora e 10 minuti (cioè 70 minuti).
70/60=1.1666
È necessario inserire 1.1666 nel campo "Quantità".
La tariffa 904
Medical Invoice implementa molte tariffe diverse. Non abbiamo alcuna influenza sul contenuto e sulla struttura delle tariffe, e non siamo autorizzati ad apportare modifiche alle tariffe.
La tariffa 904 contiene un gran numero di cifre tariffarie. Queste sono composte da 6-8 cifre.
Tutte le cifre tariffarie iniziano con uno di questi numeri:
905 (Convenzione di prestazioni)
906 (Tariffa stabilita nei singoli casi)
907 (Non sussiste alcuna convenzione)
I tre numeri successivi indicano il tipo di provvedimento. Ad esempio, il numero 030 si riferisce alle prestazioni di coaching (907.030).
Il numero successivo indica l'unità di indennità. Ad esempio, il numero 3 indica il forfettario settimanale (905.042.3).
Vengono utilizzate le seguenti unità di indennità: 1 compensazione una tantum, 2 mesi, 3 settimane, 4 giorni, 5 ore.
Quasi tutti i numeri di tariffa che iniziano con 907 contengono solo sei numeri.
Esempi di cifre tariffarie della tariffa 904:
905.010.1
Accertamenti medici e professionali di una a due settimane presso centri CAP (forfait)
906.011.3
Accertamenti medici e professionali di quattro settimane presso centri CAP (per settimana)
907.030
Prestazione di coaching