Fachbereich Zahnmedizin
Als Zahnarzt können Sie in Ihrem MIC-Konto eine Rechnung erstellen und versenden, die in allen Punkten den Anforderungen der Invalidenversicherung oder der SUVA entspricht.
Achtung:
Neu ist es jetzt möglich, dass die Leistungen des Zahntechnikers direkt aus dem XML in die Zahnarztrechnung importiert werden.
Erfassen Sie das betreffende zahntechnische Labor in der Konfiguration im Abschnitt "Weitere Therapeuten".
Beim Erfassen der Leistungen des zahntechnischen Labors, kann dieses im Auswahlfeld "Therapeut" ausgewählt werden.
Konfiguration des Kontos
Im Register "Konfiguration" muss zunächst der korrekte Fachbereich ausgewählt werden. Für Zahnärzte steht die Fachrichtung "Zahnmedizin" und für Zahntechniker "Zahntechnik" zur Auswahl.
Mit der Fachrichtung "Zahnmedizin" können zahnärztliche und zahntechnische Leistungen erfasst werden. Es kann eine TP- oder TG-Rechnung erstellt und versendet werden.
Tarife
Abhängig vom ausgewählten Gesetz stehen in der Fachrichtung "Zahnmedizin" die folgenden Tarife zur Verfügung.
Mit dem Gesetz KVG:
322 Zahnarzttarif KV (SSO)
323 Tarif für zahntechnische Arbeiten KV (VZLS)
Mit dem Gesetz UVG, IVG, MVG:
222 Zahnarzt-Tarif UV/MV/IV (SSO)
223 Zahntechnik-Tarif UV/MV/IV (VZLS)
Mit dem Gesetz VVG:
222 Zahnarzt-Tarif UV/MV/IV (SSO)
223 Zahntechnik-Tarif UV/MV/IV (VZLS)
Der "Versicherungsspezifische Tarif" ist immer verfügbar.
Rechnungserfassung
Kurze Beschreibung der Rechnungserfassung
Kurze Beschreibung der Rechnungserfassung
Im Register "Abrechnung erfassen" werden zuerst die Grunddaten in das Rechnungsformular eingetragen.
Es muss das richtige Gesetz ausgewählt werden. Wenn z.B. IVG (Invalidenversicherung) gewählt wird, dann wird die Rechnung automatisch an die ZAS in Genf adressiert.
Man kann eingescannte Dokumente an die Rechnung anhängen.
Die Leistungen erfassen und ins Rechnungsformular einfügen.
Die Abrechnung speichern. Sie wird automatisch ins Register "Abrechnungen" verschoben. Sie kann von dort aus versendet / ausgedruckt werden.
Ausführliche Beschreibung der Rechnungserfassung
Sie können die Leistungen aus der Zahnmedizin (Tarife 322 oder 222) und die Leistungen aus der Zahntechnik (Tarife 323 oder 223 ) in der gleichen Abrechnung erfassen.
Beachten Sie bitte auch das Kapitel: Rechnungserfassung
Ins Register "Abrechnung erfassen" wechseln.
Falls Sie ein Pro-Abo besitzen, dann haben Sie vielleicht mehrere Konfigurationsprofile gespeichert. Wählen Sie in diesem Fall das richtige Profil im obersten Feld des Rechnungsformulars aus.
Eine Person aus der Patientenliste auswählen. Sie können auch neue Patienten erfassen (Symbol +) oder bearbeiten (Symbol "Bleistift").
Die in den Patientendaten bereits vorhandenen Informationen werden automatisch im Rechnungsformular eingetragen (siehe auch Kapitel Patienten).
Das richtige Gesetz auswählen. Diese Option legt fest, an wen die Rechnung geschickt wird.
Die verschiedenen Optionen beim Gesetz näher erklärt:
Die verschiedenen Optionen beim Gesetz näher erklärt:
KVG Grundversicherung:
Sie können eine TG-Rechnung plus Rückforderungsbeleg (geht an die versicherte Person) oder eine TP-Rechnung (geht an die Versicherung/Krankenkasse) erstellen.
Es stehen die Tarife 322 Zahnarzttarif KV (SSO) und 323 Tarif für zahntechnische Arbeiten KV (VZLS) zur Verfügung
UVG Obligatorische Unfallversicherung z.B. SUVA. (Unfallversicherung für nicht berufstätige Personen gehört zu KVG)
MVG Militärversicherung
IVG Invalidenversicherung
Bei den Gesetzen UVG, IVG und MVG muss die Rechnung zwingend per Gesetz den Versicherungen zugestellt werden, weil die versicherten Personen nicht in der Pflicht sind die Rechnung direkt zu begleichen. Es wird eine TP-Rechnung erstellt.
Es stehen die Tarife 222 Zahnarzt-Tarif UV/MV/IV (SSO) und 223 Zahntechnik-Tarif UV/MV/IV (VZLS) zur Verfügung
VVG Zusatzversicherung:
Sie erstellen eine TG-Rechnung (plus Rückforderungsbeleg). Diese Dokumente gehen normalerweise an die versicherte Person.
Wenn Sie über VVG abrechnen, müssen Sie die TG-Rechnungen ausdrucken und per Post versenden.
Wenn Sie über KVG/IVG/SUVA/UVG/MVG abrechnen, können Sie die TP-Rechnungen direkt aus Medical Invoice heraus digital versenden. Mit dem Gesetz KVG kann entweder eine TP-Rechnung oder eine Patientenrechnung (TG-Rechnung) erstellt werden.
Die nachfolgenden Optionen hängen vom ausgewählten Gesetz ab.
Bitte beachten Sie dazu das Kapitel: Rechnungserfassung
Lieferscheine, Röntgenbilder an die Rechnung anhängen
Falls für den Patienten bereits eingescannte Dokumente hochgeladen wurden, dann können diese im Register "Abrechnung erfassen" an die Rechnung "angehängt" werden. Es können nur Dateien im Format PDF oder Bilddateien im Format .jpg, .jpeg verwendet werden. Es gibt eine Grössenbeschränkung.
Die Dokumente werden zuerst hochgeladen (für einen bestimmten Patienten)
Erst in einem zweiten Schritt können sie an eine Rechnung angehängt werden
Beachten Sie bitte auch das Kapitel: Dokumente hochladen
Leistungen einfügen
Die einzelnen Leistungen werden mit dem Leistungsdatum und der korrekten Tarifziffer erfasst und danach in das Rechnungsformular eingefügt.
Es entsteht eine Liste der hinzugefügten Leistungen.
Falsch erfasste Leistungen können mit dem Symbol "Bleistift" korrigiert werden, bevor die TP-Rechnung versendet wird.
Referenz-Leistungen
Für die Erfassung von Leistungen, die eine andere Leistung referenzieren müssen, kann der PLUS-Button verwendet werden, der rechts neben den bereits hinzugefügten Leistungen zu sehen ist.
Therapeut (ausführende Therapeuten)
Hier wird der ausführende Therapeut eingetragen. Gemeint ist die Person, die die Leistung erbracht hat. Das ist die Zahnarztpraxis oder das Zahntechnische Labor, abhängig davon, mit welchem Tarif die Leistungen erfasst werden sollen. Um Leistungen mit den 223 Zahntechnik-Tarifen 223 und 323 zu erfassen, sollte im Auswahlfeld "Therapeut" der entsprechende Eintrag ausgewählt werden.
In der Fachrichtung "Zahnmedizin" wird hier als Standard das Labor oder der Zahntechniker eingetragen.
Labor, Zahntechniker oder andere Lieferanten können im Register "Konfiguration" im Abschnitt "Weitere Therapeuten" erfasst werden.
Man kann jedoch im Auswahlfeld "Therapeut" auch auch auf den Haupt-Leistungserbringer wechseln (in diesem Fall das Zahnarztpraxis), wenn man zum Beispiel die Leistungen mit einem der Zahnarzt-Tarife 322 oder 222 erfassen möchte.
Bitte beachten Sie auch den Abschnitt zusätzliche Therapeuten im Kapitel "Konfiguration".
Tarif auswählen
Es stehen mehrere Tarife zur Verfügung. Klicken Sie bitte auf den kleinen Pfeil rechts im Feld, um den richtigen Tarif auszuwählen.
Tarifziffer finden
Klicken Sie in das Feld "Tarifziffer" hinein und fangen Sie einfach an zu tippen. Die Suche wird sofort gestartet, und das System macht Ihnen passende Vorschläge. Sie können Zahlen oder Buchstaben für die Suche verwenden.
Clusterpositionen
Im Tarif 222 stehen auch sogenannte Dummy-Ziffern zur Verfügung (Clusterpositionen):
D.yyyy für Medikamente
M.yyyy für Material / Hilfsmaterial
P.yyyy für Prophylaxe-Artikel
Im Feld "Tarifziffer" yyy eintippen, dann werden alle drei Clusterpositionen vorgeschlagen und man kann die passende auswählen.
In Medical Invoice müssen diese Ziffern mit einem eigenen Text im Feld "Bemerkungen" ergänzt werden.
Bei gleichem Datum darf dieselbe Clusterposition nicht auf mehreren Rechnungszeilen aufgeführt werden.
Falls dieselbe Clusterposition mehrmals am Tag abgerechnet werden soll, muss zwingend die Anzahl erhöht werden.
Platzhalter yyyy nach dem Präfix können in Medical Invoice nicht individuell definiert werden. Ergänzen Sie die Clusterposition stattdessen mit einem Text oder Ziffer im Feld "Bemerkungen".
Material erfassen für die Fachrichtung Zahnmedizin - Typisierungen Material
Der UV/MV/IV-Tarif 222 enthält spezielle Ziffern um Material zu einer bereits erfassten Leitungsposition hinzuzufügen.
An Leistungen (Tarifziffern), die mit LP enden, darf kein Material hinzugefügt werden, da es sich dabei um Leistungspakete handelt, bei denen das Material bereits enthalten ist.
Referenzieren der Leistungen:
Das Format 4.xxxx ist ein Platzhalter für eine existierende Tarifziffer, die sich auf die Leistung bezieht, zu welcher das Material dazu gerechnet wird. Der Buchstabe n steht für die Sequenznummer für dieselbe Tarifziffer am selben Tag und wird vom System automatisch ergänzt.
Beispiel: Tarifziffer 4.8960 -> 4.8960.A.1 als erste Leistung
Erfassen Sie zuerst eine Leistung, zum Beispiel die Ziffer 4.2530.
Leistungspaket-Positionen (LP) dürfen nicht mit Material-Positionen kombiniert werden.Mit einem Klick auf das Symbol "Paket" rechts neben der hinzugefügten Leistung, öffnet sich das Dialogfenster "Material hinzufügen".
Wählen Sie im Dialogfenster "Material hinzufügen" den passenden Materialtyp aus:
4.xxxx.A.n Implantat (Freitext)
4.xxxx.B.n Abutment (Freitext)
4.xxxx.C.n Hilfsteile (Freitext)
4.xxxx.D.n Material für Augmentation (Freitext)
4.xxxx.E.n Einwegmaterial (Freitext)
4.xxxx.F.n Transplantat (Freitext)
4.xxxx.G.n Material Alignerbehandlung (Freitext)
4.xxxx.H.n Diverses Material (Freitext)
Erfassen Sie falls nötig eine Beschreibung und den Preis.
Dann auf "Hinzufügen" klicken.
Bei den so hinzugefügten Material-Leistungen wird die referenzierte Leistungsposition ausgewiesen (sichtbar in der Spalte "Referenz").
Leistungsdatum
Das Leistungsdatum ist nicht das gleiche wie das Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum wird erst dann gesetzt, wenn die Rechnung versendet oder finalisiert wird. Bei der Erfassung der Leistungen muss das Datum eingetragen werden, an dem die Leistung erbracht wurde. Nur bei einigen wenigen Tarifen ist es zulässig (und möglich) einen Zeitraum zu erfassen.
Achtung:
Das Rechnungsdatum ist in der Regel das Datum, an dem Sie die Rechnung versenden (bitte beachten Sie dazu den Abschnitt Rechnungsdatum auswählen im Hilfe-Artikel zum Rechnungsversand).
Das Leistungsdatum ist das Datum an dem die Leistung erbracht wurde.
Das Rechnungsdatum sollte nicht vor dem Leistungsdatum liegen.
Rechnungen, bei denen das Rechnungsdatum in der Zukunft liegt, werden von den Versicherungen oft nicht akzeptiert und führen zu Rückweisungen.
Anzahl
Der Preis für die Leistung wird mit dieser Zahl multipliziert.
Bitte beachten: Falls Sie das Rädchen an Ihrer Maus ungewollt die eingegebenen Zahlen verändert, dann springen Sie bitte mit der Tabulator-Taste aus dem Eingabefeld heraus oder modifizieren Sie Ihre Mauseinstellungen.
Sitzung
Muss normalerweise nur ausgefüllt werden, wenn mehrere Sitzungen am gleichen Tag stattgefunden haben. Sie können die Sitzungen hier nummerieren.
Taxpunkt / Preis
Wird vom System automatisch berechnet, anhand der Taxpunktwerte, die Sie selbst im Register "Konfiguration" eingetragen haben. In einigen Tarifen kann der Preis hier überschrieben werden. Der neu eingetragene Preis gilt jedoch nur für die Leistung, die gerade erfasst wird. Der Standard-Taxpunktwert aus der Konfiguration bleibt dabei unverändert.
Bitte beachten Sie auch das Kapitel: Rechnungskonfiguration
Die Leistungen aus einem XML importieren
Die Versicherung verlangt, dass alle Leistungen des Zahntechnikers einzeln und mit der entsprechenden Tarifziffer auf der Rechnung des Zahnarztes aufgeführt werden. Der Lieferschein ist zusätzlich im PDF-Format beizufügen.
Sie können ein XML importieren, das die Leistungen des Zahntechnischen Labors enthält.
Tragen Sie zuerst das zahntechnische Labor in der Konfiguration ein unter "Weitere Therapeuten". Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "IMPORT AUS XML" und wählen Sie die passende XML-Datei von Ihrem Computer aus.
Nach dem Import erscheint eine Meldung.
Falls das zahntechnische Labor, das die XML-Datei erstellt hatte, noch nicht in der Konfiguration der Zahnarztpraxis unter "Weitere Therapeuten" gespeichert wurde, dann wird beim Speichern der Abrechnung automatisch ein Eintrag für "unbekannt" generiert mit der GLN des zahntechnischen Labors.
Leistungen in der Rechnung speichern
Wenn Sie alle Felder für die Leistung ausgefüllt haben, müssen Sie diese ins Rechnungsformular übernehmen.
Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Es entsteht eine Liste der erfassten Leistungen:
Zusätzliche Bemerkungen, Diagnose
In den meisten Fällen ist das Ausfüllen dieser Felder nicht obligatorisch.
Referenznummer
Wenn eine QR-IBAN in der Konfiguration eingetragen wurde, dann kann im Feld "Referenznummer überschreiben" eine eigene Referenznummer eingeben werden. Bitte nur 26 Stellen eingeben. Die 27te Stelle (Prüfziffer) wird automatisch berechnet.
Wenn Sie eine Nummer eingeben möchten, die kürzer als 26 Stellen ist, dann können Sie einfach eine Reihe von Nullen vor Ihrer Nummer einfügen.
Abrechnung speichern
Ganz unten im Register "Abrechnung erfassen" finden Sie den Button "Abrechnung speichern".
Abrechnung versenden
Nach dem Speichern ist die Rechnung noch nicht versendet worden. Sie wird jetzt im Register "Abrechnungen" aufgelistet. Von dort aus kann Sie versendet werden.
Im Register "Abrechnungen" können Sie auf das Symbol "Briefumschlag" klicken. Es öffnet sich das entsprechende Fenster.
Die zur Verfügung stehenden Optionen hängen vor allem vom ausgewählten Gesetz ab. Sollten Sie das Gesetz VVG angeklickt haben, dann wird die Option "Digitale Rechnung für Versicherung" ausgegraut sein.
Bitte beachten Sie zu diesem Thema auch das Kapitel: Rechnungsversand
Kostenvoranschlag, Kostengutsprache
Die elektronische Kostengutsprache (eKoGu) wurde in Medical Invoice implementiert. Die SUVA empfängt und bearbeitet bereits die Anträge, die auf diesem Weg erstellt werden. Auch einzelne Krankenkassen sind bereits in der Lage die eKoGu zu empfangen.
Im Register "Kostengutsprachen" können Sie die Anträge erstellen und versenden. Dabei ist das Vorgehen ähnlich wie beim Erstellen einer Abrechnung.
Die KoGu muss „manuell“ in MIC erfasst werden. Sie können nicht aus Ihrer „Branchenlösung“ direkt KoGus über MIC verschicken.
Bitte beachten Sie auch die Anleitung: KoGu erstellen
Man kann bei einer elektronischen KoGu in MIC auch Dateien (z.B. Röntgenbilder) anhängen. Bei einer KoGu im Format PDF können keine eingescannten Dateien angehängt werden. Diese müssten Sie separat ausdrucken/versenden.
Mit der Funktion für die elektronische Kostengutsprache können auch Zahntechniker KoGus im Format XML und PDF erstellen.
Neu ist es jetzt möglich, dass die Leistungen des Zahntechnikers direkt aus dem XML in die Zahnarztrechnung importiert werden.